Datenschutzerklärung
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von KadZe
1. Verantwortlicher und Rollen
Für Betrieb, Sicherheit, Interessentenkommunikation und die übergreifende Verwaltung der Plattform ist Christian Mohr verantwortlich. Für Mannschafts-, Spieler- und Spielinhalte sowie deren Veröffentlichung ist der jeweils nutzende Verein Verantwortlicher. Christian Mohr verarbeitet diese Vereinsdaten als Betreiber von KadZe ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierter Weisung des Vereins. Vor der Freischaltung wird deshalb mit dem Verein eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
2. Verarbeitete Daten und Zwecke
- Zugangsdaten: Benutzername, Anzeigename, Rolle, Vereins- und Mannschaftszuordnung sowie ein nicht rückrechenbarer Passwort-Prüfwert.
- Interessentenanfragen: Verein, Name, Funktion, E-Mail, optionale Telefonnummer, gewünschte Teamanzahl beziehungsweise Paketwahl und Nachricht.
- Mannschaftsdaten: Spielernamen, Rückennummern, Positionen, Spieltermine, Treffpunkte, Ergebnisse und Torschützen.
- Dateien: Vereins- und Gegnerwappen sowie optional Spielerfotos für freigeschaltete Plakate. KadZe kann ein Foto lokal freistellen und den Freisteller als PNG speichern; die hochgeladene Originaldatei wird nicht zusätzlich abgelegt. Zuordnung, Rechtebestätigung, Upload-Zeitpunkt, hochladender Zugang und ein Prüfsummenwert werden als Metadaten gespeichert. Die fertige Plakat-PNG wird im Browser erzeugt und heruntergeladen, aber nicht zusätzlich als Exportdatei auf dem KadZe-Server gespeichert.
- Nutzungsstatistik: Zeitpunkt, Zugang, Verein, Mannschaft, Plakatart, Erfolg beziehungsweise Fehlschlag und grobe Geräteklasse eines Exports. Plakatinhalte, Spielernamen und IP-Adressen werden hierfür nicht gespeichert.
- Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Browserinformationen und sicherheitsrelevante Ereignisse. Ein separates Datenschutz-Audit erfasst unter anderem Freigabe, Widerruf und tatsächliche Nutzung eines Plattform-Supportzugriffs mit handelndem Zugang, Zeitpunkt, Anlass und gekürzt gehashter Zielkennung; keine Passwörter oder Plakatinhalte.
Die Verarbeitung dient der Anmeldung, Berechtigungsprüfung, Mannschaftsorganisation, Plakaterstellung, vereinsbezogenen Exportauswertung, technischen Bereitstellung, Fehleranalyse und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.
3. Rechtsgrundlagen
Je nach Nutzungsverhältnis erfolgt die Verarbeitung insbesondere zur Vertragserfüllung beziehungsweise Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und aufgrund berechtigter Interessen an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Verwendung und Veröffentlichung von Namen und Fotos, insbesondere Minderjähriger, muss der jeweilige Verein die geeignete Rechtsgrundlage sowie erforderliche Bild- und Veröffentlichungsrechte sicherstellen. Die Rechtebestätigung beim Foto-Upload ersetzt diese Prüfung nicht.
4. Hosting und Empfänger
KadZe wird bei Uberspace in Deutschland betrieben. Der Hostinganbieter wird als weiterer Auftragsverarbeiter eingesetzt. Vereinsadmins sehen Inhalte ihres Vereins, Trainer ihre zugewiesenen Mannschaften und Social-Media-Zugänge die vereinsbezogenen Plakatfunktionen. Der Plattformadmin sieht im Normalbetrieb Verwaltungs-, Zugangs- und aggregierte Betriebsdaten, aber keine Kader, Spielerbilder oder sonstigen Vereinsinhalte. Während der Einrichtung kann er nur für den betroffenen Verein vollen Inhaltszugriff erhalten; danach ist ein begründeter, vereinsbezogener und auf 30 Minuten begrenzter Supportzugriff nötig. Freigabe, Widerruf und tatsächliche Nutzung werden protokolliert. Eine Weitergabe an weitere Empfänger erfolgt nur auf dokumentierte Weisung des zuständigen Vereins, bei eigener rechtlicher Grundlage des KadZe-Betreibers oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtung.
Die Exportstatistik zeigt dem Plattformadmin regulär nur Zahlen nach Verein und Plakatart. Vereinsadmins sehen die Exporte der Zugänge ihres eigenen Vereins, Trainer ihre eigenen Exporte; Social-Media-Zugänge haben keinen Statistikbereich. Eine personenbezogene Plattformsicht ist nur mit aktivem, begründetem Supportzugriff für den betreffenden Verein und ausdrücklicher Detailauswahl möglich. Die Statistik dient dem Betrieb und der Vereinsorganisation, nicht der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Personen.
5. Sitzungscookie
Nach der Anmeldung verwendet KadZe ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungscookie. Es speichert eine zufällige Sitzungskennung beziehungsweise signierte Sitzungsinformationen und ermöglicht Anmeldung, Berechtigungsprüfung und Schutz vor unerwünschten Formularaufrufen. Es wird kein Werbe- oder Reichweitentracking eingesetzt. Für ein unbedingt erforderliches Cookie ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Falls später optionale Analyse- oder Drittanbieterdienste hinzukommen, wird die Einwilligungslösung neu bewertet.
6. Speicherdauer und Löschung
Aktive Benutzer-, Vereins- und Mannschaftsdaten einschließlich optionaler Spielerbilder werden für die Dauer der Nutzung gespeichert. Fotos werden bei Ersatz oder Löschung aus dem aktiven Dateispeicher entfernt. Angaben aus Kontaktanfragen werden für die Bearbeitung und mögliche Vertragsanbahnung grundsätzlich bis zu 180 Tage aufbewahrt; entsteht daraus ein Vertrag, werden erforderliche Angaben in die Vertragsverwaltung übernommen und nach den dort geltenden Fristen behandelt. Exportstatistik-Ereignisse werden nach 180 Tagen, Datenschutz-Auditeinträge nach 365 Tagen durch einen täglichen Wartungslauf aus der produktiven Datenbank entfernt, sofern keine dokumentierte Ausnahme oder technische Sperre entgegensteht. Ereignisse ohne auswertbaren Zeitstempel werden nicht pauschal automatisch gelöscht. Vereinsadmins können nicht mehr benötigte Spieler-, Mannschafts- und Trainerdaten berichtigen oder löschen; Plattformadmins können vollständige Vereinsdaten löschen. Technische Serverprotokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für sicheren Betrieb, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlich ist; die tatsächliche Aufbewahrung beim Hoster wird regelmäßig geprüft.
KadZe erstellt Sicherungen der Datenbank und Dateien. Erkannte, vollständige Tages- und Release-Sicherungen werden nach 30 Tagen durch denselben Wartungslauf geprüft und grundsätzlich gelöscht; die jüngste vollständige Sicherung und dokumentierte Ausnahmen bleiben erhalten. Ältere Sicherungen in anderen Formaten und gesondert aufbewahrte Kopien fallen nicht unter diese Automatik und werden einzeln geprüft. Eine Löschung im aktiven Bestand entfernt Daten aus bestehenden Sicherungen nicht sofort. Vor einer Wiederherstellung werden spätere Löschungen anhand eines getrennten Änderungsjournals geprüft, damit gelöschte Daten nicht unbemerkt wieder produktiv werden.
7. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben im gesetzlichen Umfang Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können an post@kaderzentrale.de oder an den zuständigen Verein gerichtet werden.
8. Beschwerderecht
Es besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Als mögliche Anlaufstelle ist vorgesehen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
9. Datensicherheit
KadZe setzt verschlüsselte Übertragung, rollenbezogene Zugriffe, gesalzene Passwort-Prüfwerte, Schutz gegen unerwünschte Formularaufrufe und restriktive Sitzungscookies ein. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert oder angezeigt.